1 Vooraf

Vooraf. Wij respecteren de privacy van onze klanten en bezoekers van onze website. We gaan dan ook zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Met dit privacybeleid willen we u op de hoogte brengen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens bij het gebruik van deze website, alsook wanneer u gebruikt maakt van onze diensten.

Korte inleiding tot de wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is een wetgeving van kracht die uw rechten regelt met betrekking tot uw persoonsgegevens. De belangrijkste begrippen in deze nieuwe wetgeving (vaak GDPR genoemd) zijn betrokkenen, persoonsgegevens, en verwerkingen. De betrokkene, dat bent u, de natuurlijke persoon die deze website bezoekt of gebruikt maakt van onze diensten. Uw persoonsgegevens zijn alle gegevens die op u betrekking hebben: dat kan uw naam zijn, uw email adres, maar ook uw contacten met ons, uw voorkeuren met betrekking tot het pand dat u zoekt, of wat u ons in een contactformulier hebt meegedeeld. Wat we met uw persoonsgegevens doen, is ze verwerken. Dat gaat van opvragen, opslaan tot gebruiken voor meerdere doeleinden.

2 Welke persoonsgegevens?

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? We verwerken uw persoonsgegevens om ons in staat te stellen uw pand te verkopen of te verhuren, om een match te kunnen vinden tussen uw wensen en noden en de panden die wij te huur en te koop stellen, om u toe te laten op de hoogte te blijven van panden die u kunnen aanbelangen.

Op welke wettelijke basis verwerken we uw persoonsgegevens (de “rechtsgrond”). Elk gebruik van uw persoonsgegevens moet een wettelijke basis hebben, moet “rechtmatig” zijn. Wij verwerken uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, uw toestemming, de precontractuele fase of de uitvoering van een overeenkomst, en de wettelijke verplichting.

Soms hebben we een “wettelijke verplichting” om persoonsgegevens op te vragen. Zo moeten we, om een verkoopcompromis te kunnen opstellen, beschikken over uw rijksregisternummer.

Voor bepaalde zaken, zoals het opsturen van nieuwsbrieven per email vragen we uw toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken. Dat kan eenvoudig, meestal door de knop ‘uitschrijven’ te klikken die u in elk van deze e-mails vindt.

We bewaren ook gegevens op basis van on “gerechtvaardigd belang”. Dit “gerechtvaardigd belang” omvat die zaken waarvan u als klant kan verwachten dat wij ze als vastgoedmakelaar nodig hebben om ons werk degelijk uit te voeren. Het gaat bijvoorbeeld om het opstellen van klantenlijsten (waarover verder meer) of specifieke informatie die van belang is in het kader van bepaalde panden of bepaalde klanten.

Ten slotte hebben wij natuurlijk persoonsgegevens nodig om de overeenkomst die we met u hebben te kunnen uitvoeren, zoals identificatiegegevens, adresgegevens en contactgegevens.

Welke persoonsgegevens bewaren we van u? Welke persoonsgegevens we van u bewaren hangt af van de relatie die u met ons hebt. We noemen dit categorieën van betrokkenen.

We overlopen hieronder per categorie van klant hoe we uw persoonsgegevens verwerken, of u zich hiertegen kan verzetten, en wat de gevolgen daarvan zijn. Daarna overlopen we welke rechten u als betrokkene hebt tegenover ons.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de bezoeker? Wanneer u als bezoeker van onze website geen persoonsgegevens meedeelt, bewaren we geen persoonsgegevens. Afhankelijk van de instellingen van de browser is het mogelijk dat cookies op het toestel van de gebruiker worden geplaatst. Zie hiervoor de cookie policy.

Welke persoonsgegevens verwerken we bij vrijblijvende diensten? Sommige van onze diensten zijn geheel vrijblijvend. In dat geval verwerken we enkel die gegevens die nodig zijn voor deze dienst.

Deze diensten zijn onder meer: de aanmaak van een profiel, het bewaren van zoekopdrachten, een gratis schatting van uw pand, het invullen van een contactformulier, het inschrijven op een nieuwsbrief. Bij de aanmaak van een profiel kunnen volgende gegevens worden opgevraagd: identificatiegegevens en contactgegevens. Bij het bewaren van een zoekopdracht wordt naast een emailadres de informatie bewaard die nodig of nuttig is om de door u gevraagde zoekopdracht op te stellen. Een gratis schatting van uw pand vergt een zekere investering en het is normaal dat wij uiteenlopende persoonsgegevens kunnen bewaren, zoals pandgegevens, identificatiegegevens, contactgegevens, de reden waarom u de schatting vraagt. Het laten uitvoeren van een gratis schatting houdt toestemming in voor het verzamelen van deze gegevens. Eenmaal een schatting is uitgevoerd, bewaren wij deze schatting, dit zowel op basis van uw toestemming als een gerechtvaardigd belang, als uit mogelijke aansprakelijkheid uit deze schatting. Bij het invullen van een contactformulier bewaren we uw contactgegevens en uw vraag of opmerking, alsook elke verdere communicatie. Bij het inschrijven voor een nieuwsbrief wordt uw e-mailadres bewaard.

Behalve zoals hierboven aangegeven, gebeurt elke verwerking binnen het kader van uw toestemming.

We slaan deze persoonsgegevens op zolang de verwerking loopt en tot 6 maand of meer na uw laatste activiteit.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-huurder? U bent een kandidaat-huurder van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-huurder zijn volgende verwerkingen mogelijk. Een pre-screening laat toe uw huurdersprofiel vast te leggen. Het gaat hier geenszins om een “geautomatiseerde beslissing”. We verzamelen deze gegevens om u panden te laten bezoeken die aan uw wensen kunnen voldoen en om u geen panden te laten bezoeken die op zekere wijze geen match voor u zijn. Deze persoonsgegevens omvatten mogelijks: uw loonfiche of gegevens omtrent uw inkomen, uw gezinssituatie, vanaf wanneer u wil huren, uw budget, alsook alle informatie omtrent het gewenste pand. Wordt een pand bezocht, dan noteren we dit ook. Bij het aangaan van een huurovereenkomst worden alle gegevens, nodig om de huurovereenkomst te kunnen afsluiten, verzameld en bewaard.

Deze persoonsgegevens bewaren we met het oog op het eventueel aangaan van een huurovereenkomst. De wettelijke basis voor de verwerking is dan ook de “precontractuele fase”. De opslagperiode van de persoonsgegevens bedraagt minstens 6 maand, hangt verder af van uw graad van activiteit als kandidaat-huurder, en kan binnen een redelijk kader verlengd worden, teneinde een lange termijn profiel van u als huurder op te stellen. Wordt op basis van uw verminderde activiteit als kandidaat-huurder beslist uw gegevens niet langer te verwerken, dan kan u hiervan vooraf op de hoogte worden gebracht.

Tekent u een huurovereenkomst, dan moeten we de persoonsgegevens minstens 10 jaar bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid.
U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzondere categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid), tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-koper? U bent een kandidaat-koper van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-koper verwerken we volgende persoonsgegevens. We bewaren uw naam, e-mailadres en gsm-nummer. We noteren uw wensen en noden betreffende het pand dat u zoekt, alsook enige andere informatie die u ons meedeelt betreffende uw situatie of waarvan wij begrijpen dat ze nuttig kan zijn bij het vinden van een geschikt pand. Als u een pand bezoekt, dan noteren we dit als activiteit, verbonden met dit pand. De verkoper, die via een online profiel toegang heeft tot het activiteitenverslag, ziet enkel dat een bezoek heeft plaatsgevonden. Als u een bod doet, bewaren we uw bod, en het antwoord van de verkoper. Wordt een bod of tegenaanbod aanvaard, dan worden alle wettelijke gegevens, nodig om een compromis te kunnen opstellen, verzameld en bewaard (zoals een kopie of een uitlezing van uw identiteitskaart). Het compromis wordt eveneens bewaard. Hebt u sterke interesse getoond in een pand of hebt u een pand bezocht, en eindigt onze opdracht zonder verkoop van het pand, dan ontvangt de verkoper via een aangetekend schrijven een lijst van alle (ernstige) kandidaat-kopers. Deze lijst bevat uw naam, uw emailadres en een gedeeltelijk onleesbaar gemaakt gsm-nummer. Wij geven uw gegevens door aan de verkoper wegens een dwingend gerechtvaardigd belang, met name wegens dwingende contractuele bepalingen in de verkoopopdracht. Dit betekent dat u zich hiertegen niet kan verzetten. Volgende voorzorgsmaatregelen worden in dit kader getroffen: het is de verkoper verboden u op basis van die lijst rechtstreeks te contacteren, het is hem of haar eveneens verboden aan eender wie te melden dat u op die lijst staat, alsook deze lijst door te geven; en na 6 maand is de verkoper verplicht de lijst te vernietigen, alsook elke kopie of scan die hij of zij hiervan mocht hebben. Daarnaast is het mogelijk dat wij deze lijst zelf doorgeven aan een vastgoedmakelaar die de verkoopopdracht overneemt, of met wie wij samenwerken.

Behalve ingeval hierboven vermeld, gebeurt de verwerking op basis van uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om u beter van dienst te kunnen zijn. Uw gegevens worden voor een minimum van 2 jaar bewaard.

Doet u een bindend bod, tekent u een koopbelofte of compromis, dan moeten we de persoonsgegevens minstens 10 bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Hiertoe dient u ons het bewijs te leveren van uw identiteit), de correcte informatie mee te delen, alsook waar nodig een voldoend bewijs van deze correcte waarde. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzonder categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid) tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de verhuurder? In het kader van een verhuuropdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende huurder voor uw pand te zoeken. Gelieve te noteren dat de GDPR verbiedt persoonsgegevens te verwerken aangaande ras, godsdienst, seksuele oriëntatie, gezondheid, zodat de “andere nuttige informatie” die we noteren op geen enkele wijze op dergelijke zaken betrekking kan hebben.

Persoonsgegevens worden bewaard om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

Vertrouwt u ons de opdracht toe voor het opstellen van een EPC, elektrisch conformiteitsattest, dan worden de nodige persoonsgegevens doorgestuurd naar onze partner. Wordt een huurovereenkomst afgesloten, dan worden die gegevens bewaard die nodig zijn om de huurovereenkomst te kunnen opstellen.

Beslist u dat uw pand op één of meerdere immo-portaalsites wordt gepubliceerd, dan sturen wij naar deze portaalsite enkel de pandgegevens, dus geen contactgegevens, noch andere gegevens van u zelf.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de verkoper? In het kader van een verkoopopdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verkoopopdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende koper voor uw pand te zoeken. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

Vertrouwt u ons de opdracht toe voor het opstellen van een EPC of elektrisch conformiteitsattest, dan worden de nodige persoonsgegevens doorgestuurd naar onze partner. Wordt een compromis afgesloten, dan worden die gegevens bewaard die nodig zijn om het compromis te kunnen opstellen. Beslist u dat uw pand op één of meerdere immo-portaalsites wordt gepubliceerd, dan sturen wij naar deze portaalsite enkel de pandgegevens, dus geen contactgegevens, noch andere gegevens van u zelf.

Zie verder voor belangrijke informatie omtrent uw mogelijke verantwoordelijkheden als verkoper.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de bewoner? In het kader van een verkoop- of verhuuropdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de opdracht te kunnen uitvoeren, namelijk uw contactgegevens. Die behouden we tot de opdracht is afgerond. Daarna worden de gegevens verwijderd indien u geen verdere relatie meer heeft met ons kantoor.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de prospect? We onderscheiden de prospect die ons benadert en de actief benaderde prospect. Wanneer u ons zelf vrijblijvend benadert met het oog op een eventuele verhuur- of verkoopsopdracht, bewaren we uw identiteit, uw contactgegevens, de informatie die wij verkrijgen omtrent uw pand, en overige informatie die ons toelaat uw pand en de context of de reden van uw contact in te schatten. We doen dit laatste op basis van een gerechtvaardigd belang, met name een efficiënte behandeling van deze vrijblijvende contactname. De gegevens die u ons bezorgt, bewaren wij standaard 2 jaar.

Het kan ook gebeuren dat wij u contacteren, als wij vernemen dat u uw woning mogelijk te koop of te huur stelt of wil stellen. Publiek gemaakte contactgegevens kunnen, conform de GDPR, worden opgeslagen. Wenst u verdere contacten met ons, dan zullen we uw persoonsgegevens behandelen zoals wij doen voor mensen die ons spontaan contacteren. Wenst u niet meer door ons gecontacteerd te worden, of enkel na een bepaalde tijd (bvb. drie maand), dan noteren we dit, en niet meer.

Wat als u tot twee categorieën van betrokkenen hoort? Het kan zijn dat u in de loop van de tijd bij meer dan één categorie van betrokkenen hoort. Zo kan een kandidaat-koper naderhand verkoper worden. In dat geval worden uw persoonsgegevens volgens beide categorieën verwerkt, met eventueel meerdere wettelijke basissen, en wordt de langste opslagperiode aangehouden.

Wat met gegevens, ontvangen van derden, zoals immo portaalsites? Panden, zowel te huur als te koop, kunnen worden gepubliceerd op immo-portaalsites. Immo-portaalsites bevatten mogelijkheden voor zoekopdrachten, en om uw contactgegevens te verzamelen en op te slaan. Met uw toestemming geeft een portaalsite ons uw contactgegevens door, alsook het pand waarin u bent geïnteresseerd.

U krijgt van ons meteen een e-mail met de bevestiging dat wij uw contactgegevens en informatie omtrent het pand waarin u bent geïnteresseerd, hebben ontvangen. Deze e-mail kan een uitnodiging bevatten om uw toestemming te geven om automatisch berichten te ontvangen van gelijkaardige panden.

Wij kunnen u ook automatisch een reeks panden sturen die gelijkaardig zijn aan het pand waarvoor u informatie opvroeg. Dit omdat veel klanten dat op prijs stellen. In dat geval kan u steeds met 1 klik uitschrijven.

Historische gegevens. Historische gegevens zijn persoonsgegevens die in onze databank zitten van vóór 25 mei 2018, datum van inwerkingtreding van de GDPR. Voor die personen met wie we een overeenkomst hebben lopen of waarvoor we een wettelijke verplichting hebben tot het bewaren van persoonsgegevens, blijven we die persoonsgegevens uiteraard bewaren. Voor de overige persoonsgegevens, die ofwel op basis van toestemming ofwel op basis van het gerechtvaardigd belang in onze bestanden zijn bewaard, is het meestal moeilijk of onmogelijk om te achterhalen op welke basis we deze persoonsgegevens bewaren. Een onderneming heeft twee manieren om dit aan te pakken. Een eerste wijze is iedereen in dit bestand een e-mail sturen om te vragen om de toestemming tot het gebruik van persoonsgegevens te vernieuwen of te bevestigen. In dat geval worden enkel de persoonsgegevens van hen die effectief hebben toegestemd, behouden. Een tweede wijze is de verwerking van de persoonsgegevens te beschouwen als een gerechtvaardigd belang. In dat geval heeft bij elk contact de betrokkene de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking en zal deze beëindigd worden. Elk van deze manieren kan worden gecombineerd met een opkuisoperatie van oude klantgegevens.

Wij hebben gekozen voor de tweede wijze van omgaan met historische gegevens. Het spreekt voor zich dat u altijd het recht hebt te vragen dat deze historische persoonsgegevens worden gewist (in afwezigheid van wettelijke verplichtingen en lopende overeenkomsten).

Uw verantwoordelijkheden als verkoper. Het is om meerdere redenen mogelijk dat de verkoopopdracht die u ons hebt toevertrouwd, eindigt zonder de verkoop van uw pand. In dat geval ontvangt u na beëindiging van onze opdracht de lijst van de kandidaat-kopers die uw pand hebben bezocht of ernstige interesse erin hebben getoond. Deze lijst bevat persoonsgegevens van deze kandidaat-kopers, met name naam en voornaam, e-mailadres en het gsm-nummer, dit laatste eventueel gedeeltelijk. Ook als particulier hebt u in verband met die lijst verplichtingen onder de GDPR en bent u verwerkingsverantwoordelijke van deze lijst. U krijgt van ons de toelating de persoonsgegevens op deze lijst gedurende 6 maand na ontvangst te bewaren en in te kijken. Het is u verboden deze persoonsgegevens aan eender wie en op eender welke wijze te communiceren of met eender wie te delen, tenzij met een vastgoedmakelaar met wie u wenst in zee te gaan. Het is u eveneens verboden actief elk contact te zoeken met deze personen. Na 6 maand bent u verplicht deze lijst te vernietigen, alsook elke kopie, scan en foto ervan.

Contact. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons. U kan ons contacteren op volgend adres:

Roelandt & Partners bvba
Boekevijverstraat 20
9506 Zandbergen
info@roelandtpartners.be

Uw rechten als betrokkene. Als betrokkene hebt u een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens. U hebt een recht van inzage van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u het recht hebt inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij omtrent u bewaren. Noteer dat wij over een periode van één maand beschikken om hierop te antwoorden en dat wij u een bewijs kunnen vragen van uw identiteit vóór we op uw verzoek ingaan. U hebt ook een recht op rectificatie. Dat betekent dat u het recht hebt foutieve persoonsgegevens te laten corrigeren. In dit geval kunnen wij u het bewijs vragen van de juistheid van de gegevens die u aanbrengt. U hebt verder U hebt verder een recht van gegevenswissing. Dat betekent dat u kan vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist. Opgelet, dit is niet altijd mogelijk, met name als wij een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te bewaren, als u met ons een contractuele relatie hebt aangegaan, of in andere uitzonderlijke situaties. Het recht op gegevenswissing kan niet worden gebruikt om een lopende overeenkomst te beëindigen. U kan ook bezwaar uiten tegen bepaalde verwerkingen, meer bepaald tegen verwerkingen die wij op basis van ons (niet dwingend) gerechtvaardigd belang uitvoeren. U kan eveneens te allen tijde uw toestemming intrekken voor die verwerkingen waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. Zowel wat het bezwaar als de intrekking van de toestemming betreft, zullen wij met de verwerking ophouden, als er geen andere wettelijke basissen zijn die de verwerking vooralsnog nodig maken. U hebt ten slotte ook altijd het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be).

Beveiliging. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden bovendien op passende manier beveiligd volgens het risico dat hun verwerking inhoudt en waar van toepassing, volgens de specifieke wettelijke vereisten bewaard en beveiligd.

Doorgifte aan derden. We geven uw persoonsgegevens enkel met uw toestemming door aan derden, of of basis van een wettelijke verplichting of een rechterlijke of administratieve beslissingen of zoals hierboven besproken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

Sociale media en andere derden. Op onze website kunnen links voorkomen naar sociale-mediaplatforms of andere diensten van derden. Wij hebben geen vat op hoe deze diensten werken en zijn er dan ook niet verantwoordelijk voor. Evenmin hebben wij invloed op hun privacybeleid en cookiepolicy. Wanneer u uw sociale-mediaprofiel gebruikt, verwerkt de betreffende aanbieder van sociale media uw persoonsgegevens volgens zijn beleid. We raden u aan hun beleid rond persoonsgegevens grondig door te nemen.

Direct marketing. Onder "Direct Marketing" wordt alle rechtstreekse communicatie tussen ons en uzelf verstaan die als doel heeft om u te informeren over producten en diensten of om uw klantenprofiel bij te werken, en die niet valt onder de e-mails, uitgestuurd in het kader van gepersonaliseerde zoekopdrachten voor panden. U kan altijd bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing door in dergelijke email op de uitschrijfknop te drukken of door ons hierover te contacteren.

Wijzigingen aan dit privacybeleid. We streven ernaar dit privacybeleid stabiel te houden. Toch kan het om diverse redenen nodig zijn om uitzonderlijk dit privacybeleid te wijzigen. Controleer daarom deze pagina geregeld op wijzigingen.

Disclaimer van dit privacybeleid. Het is mogelijk dat bepaalde functionaliteit nog niet of nog niet volledig is geïmplementeerd, of anders is geïmplementeerd dan hier beschreven. We aanvaarden hiervoor geen aansprakelijkheid. Dit heeft hoe dan ook geen invloed op uw rechten die de GDPR u geeft en die u vanaf 25 mei 2018 kan uitoefenen.